Открыть в Google MapsKanban-инструменты для управления проектами в Евроторг
Контекст
Через специалистов по логистике в компании проходит множество проектов. Все важные и срочные, но со временем приоритеты меняются.
У команды нет общей картины: кто и с каким проектом сейчас работает, на каком этапе проект, почему не успевают к дедлайну, кто виноват и что вообще с этим делать.
Чувство неудовлетворенности накапливалось в течение года, и команда обратилась за помощью к консультантам.
Фото — сайт компании.
1 этап. Диагностика и вовлечение
2 этап. Обучение: теория + практика
1. Вводное обучение. Мы рассказали участникам про стандарты и ограничения в области управления проектами, про ключевые роли в проектах и частые причины низких результатов.
2. Изучение классического подхода к управлению проектами.
3. Изучение гибких методологий Agile, Scrum, Kanban.
Еще в процессе диагностики мы поняли, что решить существующую проблему поможет внедрение Kanban.
Но мы предложили команде изучить особенности разных методологий, чтобы они самостоятельно сделали свой выбор: что эффективнее, понятнее, удобнее. Наши мнения совпали, и дальше мы углубились в изучение нюансов и внедрения инструментов Kanban в работу Евроторг
Юлия Давыдова, тренер проекта
Смысл kanban-доски в поэтапной и контролируемой работе над проектами. Здесь нет «внезапно прилетевших» задач, всё новое просто попадает в очередь. А задачи с высоким приоритетом, то они попадают на красную дорожку и первыми проходят путь от «в работе» до «сделано».
Kanban – это философия, часть корпоративного кода. Для эффективного внедрения в бизнес-процессы необходимо, минимум, 2 вещи:
1. поддержка со стороны руководства;
2. вовлечение и мотивация команды. В Евроторге люди были готовы к изменениям, они понимали их необходимость – поэтому всё получилось.
3 этап. Проектная работа
Команда провела аудит всех проектов подразделения: текущих и запланированных. Были определены этапы, ответственные, дедлайны, причины остановки проектов, дальнейшие шаги для работы. Всю информацию зафиксировали на карточках и распределили по графам на доске. Это было непросто, так как часть информации затерялась, и для восстановления картины участникам пришлось многое вспоминать, обсуждать и согласовывать – так мы между делом прокачали еще и навыки командного взаимодействия.
В итоге получились 3 общие kanban-доски (для работы над проектами на уровне управления компании, для отдела бизнес-анализа, для отдела обучения персонала) и индивидуальные для каждого участника.
Результат
Проект длился 1 месяц.
- Участники изучили особенности классического и гибкого метода управления проектами, получили рабочий инструмент по управлению портфелем проектов.
- Сразу 2 отдела внедрили kanban-доски в работу еще во время обучения.
- У каждого участника появилась индивидуальная kanban-доска.
Наталья Данилюк, начальник отдела бизнес-анализа службы директора по логистике, заказчик проекта: «Про активную работу над доской говорить рано, хотя мы изменили статус многих приоритетных проектов. У меня всегда перед глазами доска, и я вижу направления для работы, понимаю, как всё систематизировать. Стало проще видеть ключевые точки и определять момент для предоставления обратной связи».
Андрей, участник проекта: «Я сделал себе 2 доски: для текущих задач и для проектов по новому процессу. Это удобно: я посмотрел, определил план работы на день, составил план на завтра и не надо держать в голове кучу задач или их записывать. Раньше из-за высокой загрузки что-то забывалось, что-то тормозилось, а сейчас работа структурирована и в одну линию. Помогает».
Алена, участник проекта : «Мне нравится, что когда сотрудники выполняют задачу раньше, они передвигают её в графу «сделано», потом могут глянуть на доску коллеги и предлагают помощь. Активность выросла, улучшилась взаимосвязь между коллегами и отделами, стало спокойнее. Чем-то похожим мы и раньше пользовались, но kanban — это новые полезные фишки.
