Как провести online совещание и не потратить время зря

пр. Независимости 177, секция 3, офис 43
Бизнес-центр «Порт»
г. Минск

Давайте обсудим ваш
проект

Контакты
Написать
пр. Независимости 177, секция 3, офис 43
Бизнес-центр «Порт»
г. Минск

Открыть в Google Maps

Выберите в каком направлении вы бы хотели сотрудничать с нами:

Сайт защищен reCAPTCHA и применяются Политика
конфиденциальности
и Условия обслуживания Google.

Ваша заявка успешно
отправлена

Мы свяжемся с вами в течение дня.

Можно не верить в силу диджитал и считать online совещания неэффективными. Но лучше почитать этот материал и найти полезные советы, которые помогут подготовиться и провести видео-конференцию с коллегами бодро, весело и продуктивно!

Часть 1. Подготовка

  1. Убедитесь, что все участники умеют работать с программой. Нельзя так просто взять и провести совещание по Skype или Zoom. Помогите команде установить и настроить все, что нужно для участия: поделитесь обучающим видео или расскажите сами. Дайте каждому возможность протестировать все функции.
  2. Хорошо продумайте план встречи и порепетируйте. Какие вопросы нужно обсудить? Какие решения принять? Какие функции программы можно использовать? Как все это сделать максимально простым для менее продвинутых пользователей?  Организаторы или фасилитаторы встречи предварительно должны проработать весь сценарий встречи и подготовить «план В» на случай технических неполадок и других форс-мажоров.
  3. Определите роли участников. Нужно понимать, кто и за что отвечает. Кто приглашает участников? Кто будет фасилитатором? Кто расшаривает экран и демонстрирует презентацию? Кто контролирует поднятые руки и вопросы участников? Кто решает технические проблемы
  4. Ограничьте количество участников. Пригласить в беседу всех и сразу — распространенная ошибка. Вы рискуете превратить важные обсуждения в балаган. Продумайте список участников исходя из цели встречи. Вам точно нужна вся команда, чтобы решить этот вопрос?
  5. Предварительно отправьте участникам агенду и необходимые материалы. Так не нужно будет тратить время на объяснения, отправку и скачивание документов во время звонка. Все будут в одном информационном поле и смогут сразу приступить к главному.

Часть 2. Звонок

1.Создайте welcome – экран. Подготовьте слайд с милым приветствием и короткой инструкцией для подготовки к беседе. При входе участники не будут теряться и зависать в ожидании остальных. А вы сможете контролировать общую готовность. Например, для нашей прошлой планерки в Zoom мы использовали такой слайд.

2. Разрядите обстановку и вовлеките участников со старта. Нужен small talk, чтобы всем стало комфортно. Например, спросите у каждого участника, что нового произошло у него (его кота или соседа) на удаленке. Либо уточните, сколько гречки осталось дома). 3. Установите правила. Включать видео, следовать агенде, вовремя возвращаться с перерывов, «поднимать руку» на панели инструментов или писать вопросы в чат. И не извиняться постоянно за случайный лай собаки или плач ребенка. Просто выключать звук. 4. Используйте технические возможности программы, чтобы максимизировать интерактивность и вовлеченность:
  • В Zoom есть своя доска, где могут работать одновременно все участники звонка. Можно воспользоваться отдельной программой – Miro, например. Доска позволяет команде совместно генерить и фиксировать идеи, структурировать мысли, строить схемы и создавать план проектных работ.
  • Дайте команде возможность комментировать или ставить специальные отметки на общем экране. Это отличный способ быстро получить фидбэк от участников, отследить их предпочтения или моменты, которые нужно дополнительно обсудить.

Мнения участников явно расходятся

  • Создавайте опросы. Используйте инструменты самой программы или Poll Everywhere. Не задавайте в вариантах ответа только «да» или «нет». Дайте участникам погрузиться в вопрос и подумать.
Виктория Гусева - бизнес-тренер, консультант компании Business Tools

Виктория Гусева, бизнес-тренер

Во время онлайн совещаний у многих участников есть соблазн открыть соседнюю вкладку и параллельно поработать, почитать новости, написать коллегам или еще что-нибудь не по теме. Частые опросы позволяют держать внимание аудитории. Кроме быстрых опросников в самих программах нужно еще задавать вопросы голосом. Но тут есть два важных нюанса:

1. Не задавайте вопросы по очереди. Участники быстро вычисляют, сколько у них есть времени, пока не пришел их черед. В эти промежутки они и выпадают из беседы. Проблема в том, что ты это замечаешь не сразу.

2. Не задавайте вопросы в стиле «ну, кто что думает?». Обычно после этого наступает тишина и воздержание. В лучшем случае отвечают только вовлеченные участники. Обращайтесь лично к каждому в рандомном порядке: «Оля, что думаешь? Саша, а ты как считаешь? Марина, есть что добавить?». Команда всегда должна в тонусе и в теме.

5. Соберите обратную связь. Сразу после разговора, пока мысли и эмоции участников еще свежие. Сложно ли было войти в программу, использовать инструментарий, фокусироваться? Обсудите, что можно улучшить, и будет вам счастье.

Мы используем куки и обязаны вам об этом сказать.