GTD® по-бразильски: как система работает в корпоративном формате

GTD® - уровень компании. Выясняем на основе реального кейса, как методология позволяет создать группу приоритетов и повлиять на увеличение не только личных результатов сотрудников, но и всей компании в целом.

Case-study на основе опыта крупной бразильской компании.

О компании

Крупный агропромышленный холдинг (Сан-Пауло).
Активно инвестирует в высокие технологии для повышения качества продукции, обеспечения стабильной продуктивности и низкой себестоимости производства.

Ключевые ценности:

  • безопасность биотехнологий;
  • создание комфортных условий для животных;
  • забота об окружающей среде;
  • подбор эффективного персонала.

Проблемы:

  • перегрузки в рабочем расписании офисных сотрудников;
  • большие временные затраты на обработку почты;
  • сложности в расстановке приоритетов при решении задач;
  • постоянно меняющаяся внешняя среда;
  • нарушение work-life balance сотрудников.

GTD-решение

Привлечение эксклюзивного представителя David Allen Company в Бразилии для проведения обучения персонала по управлению рабочим процессом по методологии GTD®.

Важно:

Не просто обучить сотрудников новой методологии повышения продуктивности, но и произвести объективную оценку эффективности, поэтому компания согласилась на участие в проекте известной организации по оценке возврата инвестиций ROI Institute.

Летом 2015 года группа сотрудников компании прошла тренинг по методологии GTD®, на котором были представлены пять шагов управления рабочим процессом, техники управления электронной почтой, приемы эффективного планирования дня. В рамках тренинга была проведена сессия установки системы самоорганизации по методологии GTD® в программе MS Outlook.

Результаты реализации проекта

Оценка тренинга была проведена сразу после мероприятия и по истечении 3-х месяцев. На первом этапе сотрудников спрашивали в целом об удовлетворенности обучением. Общий уровень оказался высоким, результаты представлены в табл. 1.

Таблица 1. Удовлетворенность тренингом

Общая удовлетворенность тренингом еще не гарантировала использования всех полученных знаний и внедрения новых навыков в рабочий процесс.

Для закрепления результата в течение месяца после проведения тренинга все участники получали индивидуальные консультации по запросу: тренер отвечал на возникающие вопросы и подсказывал пути преодоления сомнений в реализации того или иного аспекта методологии. Опрос участников тренинга по истечении трех месяцев показал, что сотрудники используют большинство практик (табл. 2).

Таблица 2. Частота использования практик GTD® в работе

Благодаря повышению сосредоточенности сотрудники лучше стали справляться с работой, экономя 39 минут рабочего времени в день, которые ранее тратились на переделывание работы. Благодаря оптимальному структурированию задач им стало легче как готовиться к совещаниям, так и проводить их (табл. 3).

Таблица 3. Время, сэкономленное в ежедневной деятельности

Эти и другие измерения, проведенные ROI Institute в компании, позволили рассчитать коэффициент возврата инвестиций по проведенному обучению. Стоимость тренинга составила $15000, а затраты рабочего времени участников на обучение составили $35645,94, общие затраты $50645,94. Эффект от обучения решено было измерять стоимостью сэкономленного времени в расчете на один год. Эта сумма составила $177353. Коэффициент возврата инвестиций был рассчитан по формуле:

 

 

 

Помимо этой внушительной цифры, стоит показать и другие аспекты эффективности внедрения методологии GTD®, которые не подвергаются денежному измерению, а именно:

  • 31% сотрудников отметили снижение уровня стресса на работе;
  • 38% -  улучшение в нахождении баланса между работой и личной жизнью; 
  • 56% - повышение общей удовлетворенности работой, сосредоточенность при выполнении задач и общая продуктивность.

И компания, и сотрудники довольны результатами и продолжают работу по методологии.