Uniflex: инструкция и проведение фасилитационной сессии

Как клиент самостоятельно провел фасилитационную сессию по разработанному нами гайду. Инструкция внутри!

О клиенте

 
Uniflex - производитель гибкой упаковки и самоклеящейся этикетки, типография флексопечати полного цикла, лидер белорусского рынка флексопечати и одна из крупнейших типографий в СНГ.

инструкция и проведение фасилитационной сессии
Фото — сайт компании.

Контекст

 
Летом 2018 мы запустили в Uniflex проект «Управление талантами» (внутреннее название - «SMART-центр»). Проект предполагает, что участники объединяются в команды и работают над решением реальных задач компании. Бизнес-тренеры выступают в роли менторов.

Чтобы определить перечень задач, над которыми будут работать команды, мы предложили клиенту провести совещание с ТОП-менеджерами в формате фасилитационнной сессии. Сначала мы разработали подробную инструкцию о том, как это сделать, а затем клиент провел сессию своими силами. Инструкция получилась полезной и универсальной, делимся ею и с вами.

Задачи фасилитационной сессии

 

  1. Сформировать проблемное поле компании и приоритезировать направления для работы.
  2. Вовлечь топ-менеджмент в предстоящий проект: дать людям возможность высказаться, откровенно обсудить имеющиеся проблемы и сформировать перечень задач для проектных групп.

Анастасия Пашкиназам. генерального директора по персоналу в "Uniflex", заказчик проекта

У меня в распоряжении был всего час времени, и процесс надо было сделать интересным и вовлекающим – то есть формат классического совещания не подходил. Хотелось вовлечь всех ТОП-менеджеров в проект и в те задачи, которые мы будем  ставить перед группами. Было важно, чтобы все менеджеры находились в одном «информационном поле».

Я знала, что есть такой инструмент «фасилитационные сессии», но ранее сама их не проводила. Получив простой пошаговый алгоритм от BusinessTools, я поняла, что справлюсь.

инструкция и проведение фасилитационной сессии

Какие были сложности

 

  1. На сессии было важно безоценочно обсуждать проблемы, а не фокусироваться на поиске виноватых. Я старалась постоянно ориентировать команду на поиск решений -  это было непросто.
  2. Участники должны были принимать активное участие в процессе обсуждения - думать, анализировать позицию и мнение коллег, подбирать аргументы.
  3. Нужно было отойти от мелких проблем и взглянуть на ситуацию «сверху».

Виктория Гусева

Виктория Гусева, автор инструкции, тренер Business Tools.

Стремление искать виноватых, а не решения – стандартная проблема классических совещаний. Плюс кто-то любит отмолчаться, кто-то не хочет или не умеет спорить. Фасилитационная сессия позволяет это исправить: мы учим людей думать, обсуждать и быть конструктивными, пусть даже иногда на это нужно время. Появление противоречий и разногласий лучше, чем молчаливое принятие.

Результаты

 

  1. Команда выработала проблемное поле. Хотя проработка не была глубокой, и выявленные проблемы лежали на поверхности, все согласились с тем, что это – стартовая позиция. Решения именно этих проблем помогут начать системные изменения на уровне всей компании. С учетом ограниченного времени этим результатом остались довольны как заказчик, так и участники сессии.
  2. ТОПы вовлеклись в процесс и активно участвовали в обсуждении. На этой почве случались споры, но участники смогли договориться.

Анастасия Пашкина: в формате фасилитационной сессии можно прорабатывать с командой вопросы на разных уровнях проблематики и получать эффективные решения. Благодаря разработанному для нас алгоритму провести сессию было просто. Мы достигли поставленных целей и будем использовать этот инструмент в дальнейшем.

Еще больше интересных бизнес-кейсов