О рабочей переписке: как сэкономить до 30 минут в день

4 способа прокачать электронные коммуникации и начать лучше понимать друг друга.

Правило 1. Сразу предлагать время встречи

Если я с кем-то договариваюсь созвониться, сразу предлагаю время. Экономлю два-три сообщения:

Правило 2. Не здоровайтесь отдельным сообщением

Если написать только «Привет!», можно никогда не дождаться ответа. Тут есть два плохих варианта. Первый — написать «привет!» и следом сообщение по делу. Второй — написать «привет!» и ждать ответного привета. Первый отвлекает и заставляет ждать, пока собеседник допечатает. Второй — отвлекает и заставляет написать бессмысленное сообщение.

Обычно я не отвечаю на «привет», а жду сообщения по сути. Когда пишу коллегам сама, сразу перехожу к делу:

А некоторые спрашивают «Как дела?» перед тем, как озвучить проблему. И ждут ответа. Так часто поступают люди, с которыми давно не было контакта, а им нужна какая-то услуга. Считается вежливость, но на деле чувствуешь неискренность и ждешь, когда человек перейдет к делу.

Правило 3. Не пишите сообщения без вопроса

Заканчивайте ключевые сообщения по работе открытым вопросом. И не отвечайте на сообщение без вопроса. Если в сообщении нет вопроса, это размышление, на него сложно ответить:

На первое сообщение ответить нечего: есть какая-то абстрактная задача, которая меня не касается. Второе сообщение — обращается ко мне, собеседник ждет моего участия. Не ответить на такое — то же самое, что послать.

Разумеется, это не значит, что надо пихать вопросы везде. Они помогают только там, где нужна реакция собеседника:

Правило 4. Формулируйте задачи с учетом необходимого действия

Задачи с полезным действием помогают сократить обсуждения и правильно планировать дела. Это работает, если вы точно знаете, какой результат ждете, и представляете, как его можно достичь. 

Оригинал текста опубликован в блоге Людмилы Сарычевой. 
О правилах электронных коммуникаций мы говорили в предыдущей статье.

Поделиться с друзьями