Письмо хорошего тона: 10 правил электронной коммуникации

Автор может оказаться прекрасным человеком, но жизнь несправедлива — встречают по одёжке. Рассказываем, как написать хорошее письмо.

Правило 1. Придумайте для письма тему

Пишите так, чтобы потом в поиске собеседник легко мог найти ваше письмо. Кратко ответьте на вопросы «О чём здесь говорится?» или «Что внутри?». Дайте достаточно деталей, чтобы ваше письмо отличалось от десятка других: "Тренинг для сейлов, 2 квартал", "Приглашение на вечеринку 5 марта". 

Тема не может быть "Срочно", "Важно", "Вопрос", "Уточнение" — избавляйтесь от ничего не обозначающих слов. 

Правило 2. Тяжелые файлы пересылайте через облачное хранение

Тяжелый файл лучше залить на google- или яндекс-диск, файлообменник (например, wetransfer.com) и отправить не сам файл, а ссылку на него. Это спасёт ящики от захламления и облегчит жизнь, если вы планируете рассылку на несколько человек.

Правило 3. Оформите предложения

Строки с маленькой буквы, капслок, невнятное деление на абзацы, беспорядочный перенос строк — настоящий диджитол-ад. Чтобы письмо выглядело опрятно, достаточно использовать несколько советов:

  • Разбивайте текст на предложения. Предложения начинаются с большой буквы и заканчиваются точкой, вопросительным или (редко!) восклицательным знаком, разделяются одним пробелом.
  • Отделяйте абзацы пустой строкой. 
  • Не переносите строку, если не начинаете новый абзац.
  • Не начинайте абзац с отступа слева, электронное письмо и бумажная книга — разные вещи. 

Правило 4. Оптимизируйте свою подпись

В электронной почте подпись, чаще всего, содержит контактную информацию, но использовать это место можно даже для маркетинговых целей — vc.ru посвятил этому целую статью. Мы придерживаемся принципа функциональности и считаем, что в подпись следует включить имя, фамилию, должность и контакты для альтернативного способа связи. Телефона будет достаточно, при желании можно добавить мессенджер или скайп.

Не обводите подпись в рамку, по возможности не используйте логотип. Не раскрашивайте текст, потому что любой добавленный к палитре цвет, даже серый, добавляет неряшливости. Оставьте две строки перед подписью — это самый простой и эффективный способ выделить её без внесения шума.

Правило 5. Не отправляйте файлы без комментария к ним

Даже если вы отправляете официальное письмо на бланке отдельным документом, то в теле письма так и поясните — прикрепляю официальное письмо на бланке. Или если вы отправляете письмо вслед за телефонным разговором и, по вашему представлению, собеседник точно ждёт именно этот файл, — все равно добавьте комментарий. Вдруг через неделю собеседник будет искать в почте это письмо, а ключевых слов ни в теле, ни в теме нет.

Кроме того, файлы не всегда корректно загружаются, или получатель их может просто не заметить. Чтобы он не подумал, что вы по ошибке отправили пустое письмо, обязательно сообщите, сколько каких файлов вы прикрепили.

Правило 6. «Вы» пишется с маленькой буквы

Вы — это множественное число, при обращении к одному человеку звучит уже достаточно почтительно (по сравнению с ты) и не требует дополнительных украшений. В качестве особого исключения можно писать "Вы" при личном обращении к невероятно уважаемому человеку — у каждого таких адресатов в жизни наберется человека три.

В словах "обращаюсь к Вам как к эксперту и надеюсь на Ваш скорый ответ" читается не уважение, а глупость. Не бойтесь писать "вы" всегда и везде с маленькой буквы.

Коммуникации

Письмо Д. Э. Розенталя читателю относительно правописания местоимения вы.

Правило 7. Адрес получателя указывайте в последнюю очередь

Сколько слов мольбы и отчаяния слышали бездушные электронные почтовые провайдеры, когда получателю случайно отправлялось недописанное письмо! Пишу со знанием дела, потому что была в такой ситуации не раз сама или по ошибке отправляла письма не тому, кому надо. Иногда виной всему были "горячие клавиши", иногда — неловкое нажатие кнопки "отправить". Очень легко избежать неприятной ситуации, если вписывать адрес получателя в самом конце, когда письмо уже написано, тема указана, файлы прикреплены.

Правило 8. Не пишите "заранее спасибо"

Вы благодарите, когда человек ещё не оказал вам никакой услуги, он вам даже на письмо ещё не ответил, а вы уже расшаркиваетесь (именно так это воспринимается). Как будто вам так нужно получить ответ, что вы не можете дождаться реального ответа и благодарите сразу. Получается неумелая манипуляция: «Я уже поблагодарил тебя за это. Теперь ты обязан это сделать». Смените манипуляцию на честные отношения, избавьтесь от нужды. Лучше писать конкретнее: «Ваш ответ поможет в том-то» — это вежливо и информативно, на такое письмо хочется ответить. 

Правило 9. Используйте информативное "спасибо" в ответ

Одинокое "спасибо" в письме часто выглядит не как искренняя благодарность, а как формальное следование этикету, которое просто отнимает время. Чтобы адресат почувствовал заботу, сделайте письмо информативным: «Дима, спасибо, файлы получила. Теперь мне понадобится два дня, чтобы обработать  всю информацию и подготовить текст. Как и договаривались, перед публикацией согласую его с тобой».

Правило 10. Письмо — это вторичный способ коммуникации

Писать письма по серьёзным вопросам опасно. Текст — это способ передачи информации с «необратимым сжатием». Например, в нём теряются ваши эмоции, и когда этот текст читает другой человек, он восполняет «потерянные» данные из своего опыта, мировоззрения и настроения. Умелые писатели умеют «оптимизировать» текст так, чтобы при сжатии передаваемые эмоции не терялись. Но в деловой переписке достичь такого эффекта сложно.

Возьмём, к примеру, фразу: «Здесь не о чем спорить». Попробуйте прочитать её как выражение согласия со стороной оппонента или как полное неприятие его стороны. Пример, конечно, синтетический и вырванный из контекста. Но в реальной переписке неоднозначное трактование фразы может увести читателя в неверном направлении и бросить эмоциональный оттенок на весь текст, следующий за ней. Поэтому любые мало-мальски важные переговоры стоит вести в личной или, в крайнем случае, телефонной беседе.

Поделиться с друзьями