Евроторг: внедрение инструментов управления проектами

Как с помощью Kanban-доски и обучения команды повысить эффективность проектной работы.

О клиенте

 
ООО «Евроторг» - крупнейший продовольственный ритейлер в Беларуси, объединяет 3 бизнес-направления: сеть продовольственных магазинов, крупнейший в СНГ проект в секторе онлайн-торговли продовольственными товарами и сеть дрогери магазинов. Лидер белорусского рынка продовольственного ритейла по доле рынка, количеству магазинов, торговой площади, географическому покрытию, узнаваемости и лояльности среди покупателей.

управление проектами кейс
Фото — сайт компании.

Контекст

 
Через специалистов по логистике в компании проходит множество проектов. Все важные и срочные, но со временем приоритеты меняются. В итоге у команды нет общей картины: кто и с каким проектом сейчас работает, на каком этапе проект, почему не успевают к дедлайну, кто виноват и что вообще с этим делать. Чувство неудовлетворенности накапливалось в течение года, и команда обратилась за помощью к консультантам.

1 этап. Диагностика и вовлечение

 

  1. Интервью с начальником отдела бизнес-анализа службы директора по логистике ООО «Евроторг», анкетирование специалистов. Мы выяснили, как в подразделении построена система проектного управления; какие есть сильные и слабые стороны в управлении проектами; какими знаниями обладают сотрудники отдела и какие знания необходимы для работы.
  2. Знакомство команды с тренером Юлией Давыдовой. Мы рассказали, что будет происходить на разных этапах проекта, ответили на вопросы участников.

На этом этапе к логистам присоединился отдел обучения персоналом - они тоже захотели оптимизировать работу своей команды.

2 этап. Обучение: теория + практика

 

  1. Вводное обучение. Мы рассказали участникам про стандарты и ограничения в области управления проектами, про ключевые роли в проектах и частые причины низких результатов.
  2. Изучение классического подхода к управлению проектами.
  3. Изучение гибких методологий Agile, Scrum, Kanban.

Еще в процессе диагностики мы поняли, что решить существующую в компании проблему поможет внедрение Kanban. Но мы предложили команде изучить особенности разных методологий, чтобы они самостоятельно сделали свой выбор: что эффективнее, понятнее, удобнее. Наши мнения совпали, и дальше мы углубились в изучение нюансов и внедрения инструментов Kanban в работу Евроторг.

***

 
Юлия Давыдова

Юлия Давыдова
консультант в сфере проектного управления, тренер проекта

 
Смысл kanban-доски в поэтапной и контролируемой работе над проектами. Вы видите актуальную информацию по всем проектам. Новые инициативы попадают в очередь, а не парализуют текущие, как это часто происходит в компаниях. Благодаря kanban легче контролировать загрузку: команда знает, кто чем занят. Здесь нет «внезапно прилетевших» задач, всё новое просто попадает в очередь. А если появляются «горящие» задачи с высоким приоритетом, то они попадают на красную дорожку и первыми проходят путь от «в работе» до «сделано».
 

Kanban – это философия, часть корпоративного кода. Для эффективного внедрения в бизнес-процессы необходимо, минимум, 2 вещи:
1. поддержка со стороны руководства;
2. вовлечение и мотивация команды.

 
В Евроторге люди были готовы к изменениям, они понимали их необходимость – поэтому всё получилось. А бывает, что команда не соблюдает правила работы с доской, превышает vip-лимиты по задачам, и Kanban-доска превращается в обычную доску визуализации и становится причиной еще большего хаоса.

***

3 этап. Проектная работа

 
Команда провела аудит всех проектов подразделения: текущих и запланированных. Были определены этапы, ответственные, дедлайны, причины остановки проектов, дальнейшие шаги для работы. Всю информацию зафиксировали на карточках и распределили по графам на доске. Это было непросто, так как часть информации затерялась, и для восстановления картины участникам пришлось многое вспоминать, обсуждать и согласовывать – так мы между делом прокачали еще и навыки командного взаимодействия.

В итоге получились 3 общие kanban-доски (для работы над проектами на уровне управления компании, для отдела бизнес-анализа, для отдела обучения персонала) и индивидуальные для каждого участника.

управление проектами эффективность
Участники проекта.

Результат

 
Проект длился 1 месяц.

  1. Участники изучили особенности классического и гибкого метода управления проектами, получили рабочий инструмент по управлению портфелем проектов.
  2. Сразу 2 отдела внедрили kanban-доски в работу еще во время обучения.
  3. У каждого участника появилась индивидуальная kanban-доска.

Наталья Данилюкначальник отдела бизнес-анализа службы директора по логистике, заказчик проекта

Про активную работу над доской говорить рано, хотя мы изменили статус многих приоритетных проектов. У меня всегда перед глазами доска, и я вижу направления для работы, понимаю, как всё систематизировать. Стало проще видеть ключевые точки и определять момент для предоставления обратной связи.

***

Андрейучастник проекта

Я сделал себе 2 доски: для текущих задач и для проектов по новому процессу. Это удобно: я посмотрел, определил план работы на день, составил план на завтра и не надо держать в голове кучу задач или их записывать. Раньше из-за высокой загрузки что-то забывалось, что-то тормозилось, а сейчас работа структурирована и в одну линию. Помогает.

***

Аленаучастник проекта 

Мне нравится, что когда сотрудники выполняют задачу раньше, они передвигают её в графу «сделано», потом могут глянуть на доску коллеги и предлагают помощь. Активность выросла, улучшилась взаимосвязь между коллегами и отделами, стало спокойнее. Чем-то похожим мы и раньше пользовались, но kanban - это новые полезные фишки.

***

Екатеринаучастник проекта

Мне нравится переводить задачи в статус «сделано». Это приносит удовлетворение от выполненной работы, мотивирует закинуть на доску больше задач. Когда мы определяли масштабы каждой графы, я сделала столбец «на доработке» узким, а потом оказалось –  там столько бумажек! Наглядно увидела, над каким этапом нужно работать.


 

Еще больше интересных бизнес-кейсов